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近2亿人在家开工 远程办公是未来趋势吗?

2020年2月3日,中国春节假期后复工第一天。根据阿里巴巴集团旗下移动办公应用钉钉发布的数据,这一天中国有近两亿人开启在家办公模式。

2月5日凌晨,在苹果手机端应用商店和MAC电脑端应用商店,钉钉下载量均跃居免费排行榜总榜第一名。这也是苹果应用商店里,办公类应用产品历史上首次跃居第一。

在爆发式增长中,“远程办公的风口来了”这类论调不绝于耳。一场全民“防疫战”,倒逼企业采用移动化办公方式,让远程协同办公工具迅速获得大众的广泛认知,有望推动整个行业向纵深发展。

然而,用户激增带来的网络拥堵、音视频卡顿,多种单品怎样集成协同并与企业内部系统顺利接轨,如何保护数据隐私……一系列技术挑战亟待解决。

此外,用户的办公习惯会不会从此改变?企业管理者对于远程办公模式能否满意并一直延续下去?疫情过后,市场还在吗?这些都是远程办公行业共同期待得到解答的问题。

窗口期花式争夺战

继国务院办公厅发布延长春节假期的通知之后,中国多个省市陆续出台了延期复工的相关文件。北京市更是提出“应当安排职工通过电话、网络等灵活方式在家上班完成相应工作”。

各大远程协同办公产品即时响应,通过免费使用、开放权限、针对疫情推出特定功能等方式支持用户在家上班,助力疫情防控工作和企业经营。

钉钉发布了支持在家办公的全套免费解决方案,包括远程视频会议、远程打卡、任务协同、在线文档协同、日程共享等。同时上线“员工健康”服务,快速收集、实时统计每个人的健康信息,发布疫情日志。为了提供更好的用户体验,钉钉还紧急上线了视频美颜功能。

字节跳动公司旗下飞书办公套件除了疫情期间免费使用外,还给音视频会议时长、在线文档与表格扩容,并为每个用户提供100GB云存储空间。同时承诺湖北地区的医院、学校及公益组织可免费使用3年。

支持万人全员群的企业微信在疫情期间将视频会议人数上限升级至300人。在医疗系统内,通过“紧急通知”可一次性给1000人发通知。在教育系统内免费推出“教学直播”,老师一键发起上课直播,全年级、全校学生可同时在微信群里观看。针对疫情防控工作,还新增了“收集表”功能,能快速发起信息收集,便捷汇总全员信息。

诞生于美国加州的Zoom是国际主流的音视频云会议软件,特别适合跨国会议。疫情暴发后,Zoom也宣布其视频会议服务面向中国用户免费。

北京市西二旗某IT公司首席信息官告诉《环球》杂志记者,各城市大量员工在家办公的状况给远程协同办公产品带来绝佳的拉新机会,其获客效率远高于平日。在增强客户黏性的同时提升自身的品牌价值,是业内公司获得的直接收益。

机遇与挑战并存

短时间内爆发的巨大需求,也给了协同办公软件一个措手不及。2月3日,许多云视频会议系统的并发带宽超出系统负载能力,各家软件频频出现卡顿、闪退现象,“钉钉企业微信集体崩溃”话题一度冲上微博热搜。据称,钉钉紧急扩容1万台服务器。企业微信也迅速修复了网络,并做了扩容处理。毕竟,应急能力的比拼,影响着品牌口碑和用户留存度。

许多新用户迅速接受并开始依赖远程协同办公工具。北京市某小学一位班主任告诉《环球》杂志记者,学校要求班主任在疫情防控期间每天登记每个学生的体温、离京返京状态和方式。原本她每天要在班级微信群里收集40份Excel文档,然后在自己的电脑上汇总,上报给年级组长,年级组长再汇总全年级的数据上报给学校。

自从用上协同工具,老师只需将文档小程序发到班级微信群,家长们在线共同协作完成文档,老师即可在后台一键获取可视化统计报表。这位班主任表示:“太方便了!以前我们不管是登记校服尺码,还是选修课报名,都需要家长在微信群里一一回复。现在发现了这么好的工具,疫情结束之后,我们也会继续使用的。”

然而,并不是所有人都认为自己未来会把工作阵地转移到这些协同办公工具上。“产品好是好,但是没法跟我们公司自己的OA系统对接。”北京某企业职员申肖潇对《环球》杂志记者说,“比如说现在领导在远程协同工具上批了你的一次假或一项报销,但是公司OA系统并没有记录这次审批。所以目前在外部软件上办公只是疫情防控期间的权宜之计,未来还是要回到公司的OA上。要想获得长远的发展,这些软件必须要在专业性和定制化上下功夫。”

此外,能力突出的单品很多,用户总是会希望用每个类别里体验最好的。但是各种产品怎样协同应用是一个大问题。申肖潇举例说,“A的视频会议做得好,B的协作文档做得好,怎样在用A开视频会议的时候,给大家同步演示B呢?”

企业主更关注的是怎样保护数据隐私。“把公司的重要数据挂在远程协同办公软件上,不就等于交给别人看吗?”一名小企业主不无担心地说,“这些公司都号称会运用各项技术保护用户的数据,然而这些公司本身值得信任吗?”

协同办公产品还一度面临个人隐私泄露问题。2019年,Zoom的用户发现黑客能利用该服务访问受害者的网络摄像头,并秘密监视他们。尽管Zoom后来解决了这一问题,但如果未来再遇到一次黑客攻击,会给公司的声誉造成毁灭性的影响。

远程办公是未来趋势吗?

1979年,在石油输出国组织的石油禁运实施六年之际,《华盛顿邮报》发表了一篇题为《在家工作可以节省汽油》的文章。80年代,在油价高、环境恶化、交通拥堵等压力下,美国一些公司开始正式实施远程办公计划。1987年6月,美国《基督教科学箴言报》称,约有150万美国人远程办公,约有300家公司实行远程办公计划。

90年代中期,时任美国总统克林顿签署了一份总统备忘录,指示行政部门创造更多“灵活的家庭友好型工作安排”,包括远程办公。

美国人口普查局发布的数据显示,从2000年到2010年,每周至少有一天在家工作的人增加了400万以上,偶尔远程工作的人从920万增加到1340万。

英国工会联盟2016年估计,10年间英国远程工作的人数增加了近25万,达到150万人。

2017年《美国劳动力远程办公状况报告》指出,390万美国劳动力至少有一半时间在家工作,比2005年增长了115%;美国一半以上的大城市里,远程办公者比通勤办公者更多。

美国消费者新闻与商业频道网站2018年5月的一篇报道称,总部位于瑞士的灵活办公服务提供商IWG的最新研究表明,全球70%的职场人士每周至少远程工作一次。

在中国的社交媒体上,人们对于远程办公模式尚有争议。支持者表示,远程办公能缩短通勤时间,降低交通、停车和服装成本,避免受办公室嘈杂环境的影响,提高工作效率,更好地平衡工作和家庭的需求。

但反对者表示,在家办公会导致沟通不顺畅、工作推进慢,家庭琐事干扰工作,无法将工作和生活分开等等。

虎嗅App2月3日在微博上发布了一项投票,话题为“你认为在线办公会成为趋势吗”。在3.5万参与者中,有1.5万人选择“会,只要证明办公效率一致,在家办公是双赢”,有近8000人选择“不会,有些工作沟通还是需要当面解决”,有1.1万人选择“分情况分行业讨论”。

国内职场人士对于远程办公这一模式尚需要时间去适应。数据库公司PingCAP自创建之初就开始实行远程办公,其联合创始人兼CTO黄东旭表示,远程办公需要工作者有比较强大的自律精神以克服倦怠感和孤独感。“很多工程师性格比较内向,在远程的环境下,遇到困难容易钻牛角尖,这种情况切记要主动求助和沟通。”

美国远程办公服务公司Firstbase的创始人兼CEO克里斯·赫德曾发文指出,率先采用远程办公的公司将在吸引人才和留住人才方面拥有巨大优势。“如果你一意孤行只聘用方圆20公里以内的人,那就会失去全球99.99%的人才。”

中国的企业主也在逐步认识到这一点。黄东旭就举例说,公司招聘的第一位员工是首席架构师,他因为家庭的原因不希望来北京,公司直接告诉他可以远程工作。“我们不希望人才因为地域的限制而不能加入我们。”

能不能推动公司走向远程办公的模式,还取决于企业管理者的管理思维能否与时俱进。好买财富技术总监王晔倞撰文指出,远程办公模式需要管理者把“雇佣思维”切换成“结果思维”。

IT服务公司MegaEase自创立起一直践行远程工作模式,其创始人陈皓撰文指出,远程工作需要管理者直面管理的本质,在沟通和协作方面使用更为科学和有效的手段。

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